Usein yrityksissä tekoälyn jalkautus alkaa samalla kaavalla: hankitaan lisenssit ChatGPT:hen, Copilotiin tai Geminin kaltaisiin työkaluihin, järjestetään yksi tai kaksi perehdytystä ja sen jälkeen odotetaan, että tekoäly alkaa näkyä arjessa.
Ajatus on sinänsä hyvä, sillä turvalliset työkalut toki tarvitaan. Käytännössä käy kuitenkin usein niin, että tekoälyn käyttö jää hyvin vähäiseksi. Arki jatkuu samanlaisena kuin ennenkin. Työntekijät eivät ehdi tai uskalla kokeilla, mihin tekoälyä voisi käyttää, ja monelle tekoäly näyttäytyy ennemmin yhtenä lisätehtävänä kuin arkea helpottavana apurina.
Myönnän: minäkin aloitin näin.
Vasta kun pysähdyin miettimään, mitä tekoälyn onnistunut käyttöönotto oikeasti vaatii, tajusin, että aloitin koko keskustelun väärästä päästä.
Kun aika ei riitä
Kun puhumme AI Ready -organisaatioista tai AI Forward -ajattelusta, puhumme helposti teknologiasta, prosesseista ja kyvykkyyksistä. Silti suurin este tekoälyn käytölle on usein hyvin inhimillinen:
“Ei ole aikaa opetella.”
Microsoftin Work Trend Index -tutkimus paljasti, että suomalaisista yritysjohtajista ja työntekijöistä 78 % kokee, että aika ja energia eivät riitä nykyiseen työmäärään. Samaan aikaan pitäisi ottaa käyttöön ei vain uusi teknologia, vaan kokonaan uudenlainen tapa tehdä työtä.
Tässä tilanteessa kysymys “Miten voisit hyödyntää tekoälyä?” voi tuntua monesta enemmän lisävaatimukselta kuin mahdollisuudelta.
Siksi olen vaihtanut kysymyksen muotoon:
“Mihin sinun työaikasi menee?”
Mihin sinun työaikasi oikeasti sitten menee?
Tätä varten voit tehdä yksinkertaisen taulukon, johon merkkaat kolme asiaa:
- Tehtävän nimi
- Kuinka usein tehtävä tapahtuu
– päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai harvemmin - Kuinka kauan aikaa siihen menee
– alle 15 minuuttia, alle tunti, yli tunti
Rehellinen, karkea arvio riittää. Tavoitteena ei ole kellokortti vaan näkyväksi tekeminen.
Kun jokaisen oma lista lähtee elämään, alkaa tapahtua kaksi asiaa:
- Ihmiset havahtuvat itse.
Moni huomaa, että yksittäisiin rutiineihin uppoaa paljon enemmän tunteja kuin arjessa tulee ajateltua. - Tiimissä herää hyvää keskustelua.
Workshopissa, jossa käymme jokaisen aikasyöpön läpi, avautuu usein kokonaan uusia näkymiä:
“Ai meillä on tällainen prosessi ja tätä me ei ole koskaan pysähdytty kyseenalaistamaan.”
Silmiä avaava aikasyöppö: palaverimuistio
Kuvitellaan henkilö, joka osallistuu palavereihin ja kirjoittaa niistä kokousmuistioita huolellisesti. Jokaisen kokouksen jälkeen hän käyttää noin tunnin muistiinpanojen siistimiseen ja kirjoittamiseen jakokuntoon. Kaikki tehdään käsin.
Kun tätä tarkastellaan ajan kautta, tulos on yllättävä: vuoden aikana muistioiden kirjoittamiseen voi kulua lähes kuukausi työaikaa.
Jo pelkästään tämän ajankäytön puolittaminen vapauttaisi lähes puoli kuukautta vuodessa johonkin muuhun. Ja tämä on vasta yksi tehtävä.
Toinen esimerkki nousi eräässä tiimissä pienestä, arjessa lähes huomaamattomasta rutiinista. Tehtävä vei noin 15 minuuttia joka päivä. Yksittäisenä hetkenä se ei tuntunut paljolta, mutta kun pysähdyimme laskemaan, mitä tapahtuisi, jos sama asia tehtäisiinkin vain kerran kuukaudessa, lopputulos oli merkittävä: aikaa säästyisi 52 tuntia vuodessa.
Sen jälkeen oli paljon helpompi kysyä: “Voisimmeko tehdä tämän toisin?”
Ratkaisu ei aina ole tekoäly
Kun aikasyöppöjä on kartoitettu, seuraava askel on etsiä ratkaisuja. Tässä kohtaa on tärkeää sanoa ääneen yksi asia: Ratkaisu ei aina ole tekoäly.
Usein parempi vastaus voi olla:
- Automaatio
- Prosessin muuttaminen
- Jonkin vaiheen karsiminen kokonaan
Silti lopputulos on sama: aikaa vapautuu.
Tekoäly tulee kuvaan mukaan sinne, missä siitä on oikeasti hyötyä esimerkiksi muistioiden luonnostelussa, tiivistysten tekemisessä tai raakasisällön tuottamisessa.
Älä täytä vapautunutta aikaa vain uudella työllä
Tässä kohtaa tehdään helposti iso virhe.
Kun aikaa vapautuu, se täytetään välittömästi uudella työllä. Työlista kyllä venyy ja aina löytyy lisää tehtävää.
Oma viestini on toinen: Älä täytä vapautunutta aikaa vain uudella työllä.
Sen sijaan vapautuva aika kannattaa käyttää:
- Uusien aikasyöppöjen metsästykseen
– Mitä muuta voisimme virtaviivaistaa, jättää pois tai tehdä toisin? - Ihmisten välisiin kohtaamisiin ja sparraukseen
– Aikaa ajatusten vaihtoon, asiakkaiden kuuntelemiseen, tiimien yhteiseen ajatteluun. - Tekoälyn harjoitteluun ja käyttöönottoon
– Yksi tekoälyn suurimmista kompastuskivistä on juuri tämä kaksikko:
“en osaa” ja “ei ole aikaa opetella”.
Kun ensin vapautamme aikaa, syntyy tilaa opetella ja kokeilla tekoälyä turvallisesti ja tavoitteellisesti.
Näin myös tuottavuutta voidaan lisätä ilman, että ihmiset ylikuormittuvat. Tehokkuus kasvaa, mutta kontrolli omasta ajasta paranee.
Uuden vuoden tekoälylupaus: taklataan aikasyöpöt – ei ihmisiä
Uuden vuoden tienoilla moni tekee lupauksia, joista suurin osa unohtuu viimeistään helmikuussa. Jos voisin ehdottaa organisaatioille yhtä lupausta, se olisi tämä: Taklataan aikasyöpöt – ei ihmisiä.
Vähemmän aikasyöppöjä, enemmän aikaa ihmisille ja enemmän aikaa tekoälyn oppimiseen.
Lopulta kysymys on yksinkertainen:
Mihin sinun työaikasi oikeasti menee ja mitä aikasyöppöjä voisit taklata jo nyt?