Mitä tapahtuu, kun perinteisen toimintakulttuurin yritys päättää uudistaa toimintansa itseohjautuvaksi lähes yhdessä yössä? Alkaa matka ihmettelystä kohti oppimista, innostusta ja ketteryyttä.
OP Ryhmän keskusyhteisössä on vuoden 2019 alusta lähtien viety läpi mittavaa kulttuurin muutosta kohti itseohjautuvuutta ja ketterää toimintatapaa. Käynnissä oleva muutos on yksi OP:n suurimmista uudistamishankkeista, jolla vastataan toimintaympäristön ja asiakaskäyttäytymisen muutokseen. Taustalla on ajatus, että lisäämällä itseohjautuvuutta ja madaltamalla päätöksenteon hierarkiaa, pystytään tuottamaan hyötyä niin asiakkaille kuin työntekijöillekin.
Reilun vuoden kokemuksella voi todeta, että muutos perinteisestä yrityskulttuurista kohti itseohjautuvuutta vaatii systemaattista työtä ja sitoutumista. Muutos on iso ja monella tavalla vasta alussa, mutta hyödyt näkyvät jo.
Mistä itseohjautuvuus syntyy?
Itseohjautuvuus kasvaa arjessa jokapäiväisen harjoittelun kautta. Se vaatii toteutuakseen selkeät tavoitteet ja luottamuksellisen ilmapiirin. Itsenäisen roolin omaksuminen voi viedä aikaa ja vaatia muilta tukea, jos on tottunut tekemään, mitä muut käskevät. Uuden äärellä on myös ihminen, jolle on luontaista sanella, miten asiat pitää tehdä. Uusi tapa toimia löytyy yhdessä harjoittelemalla ja avoimen vuoropuhelun kautta.
Johtajan tehtävänä on näyttää suunta ja ottaa sitten askel taaksepäin. Timit päättävät, miten maaliin päästään. Joka kerta, kun tiimi saa kokemuksen, että heidän näkemystään ja tapaansa tehdä asia kunnioitetaan, kasvaa luottamus itseohjautuvuuteen. Johtajan pyrkimys ohjata tekemisen tapaa voi hidastaa muutosprosessia merkittävästi. Uuden oppiminen vaatii aikaa ja ajattelutavan muutosta.
Arjessa itseohjautuvuus on esimerkiksi sitä, että tiimi yhdessä määrittää työskentelytapansa ja priorisoi töitään. Jokaisella tiimin jäsenellä on oma roolinsa ja erityisosaamisalueensa, mutta tarpeen vaatiessa työtä tehdään roolien yli yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Itseohjautuvuuteen liittyy vastuunkannon vaade: jokainen on vastuussa ratkaisun löytymisestä. Käytännössä tiimi yhdessä selvittää ongelmatilanteet, mutta jokainen sen jäsenistä tuo oman aktiivisen panoksensa lopputulokseen.
Avoin vuorovaikutus ja jatkuva palaute ovat itseohjautuvuuden ytimessä. On osattava kertoa, mitä itse odottaa toiselta, miten asiat ratkaisisi ja pystyttävä ottamaan vastaan palautetta omasta toiminnasta. Tiimin onnistuminen riippuu lopulta siitä, miten hyvin tiimin jäsenet pystyvät kommunikoimaan keskenään, yli tiimirajojen ja hakemaan ratkaisuja.
Läpinäkyvyys onkin tärkeä osa-alue itseohjautuvassa organisaatiossa. Se vaatii systemaattista, runsasta ja avointa viestintää. Kun jokaisella henkilöllä on tiimistä ja roolista riippumatta käsitys yhteisistä tavoitteista ja niiden välisistä prioriteeteistä, töitä pystytään tekemään tuloksellisesti. Avoin ja rakentava kommunikaatiota yli tiimi- ja organisaatiorajojen takaa parhaan mahdollisen lopputuloksen.
Luottamusta ja läpinäkyvyyttä
Kukoistaakseen itseohjautuva organisaatio tarvitsee vahvan luottamuksen ilmapiirin. Kun jokaisen mielipidettä, persoona ja osaamista arvostetaan, ihmiset uskaltavat kokeilla asioita rohkeammin. Perusoletuksena on, että jokainen haluaa tehdä parhaansa ja onnistua työssään yhdessä muiden kanssa. Voisi todeta, että tarvitaan tiimipelaajia, joille yhdessä onnistuminen on arvo itsessään.
Itsetuntemus ja hyvät vuorovaikutustaidot tukevat itseohjautuvuuden toteutumista. Kun ihminen ymmärtää omat vahvuutensa ja kehityskohteensa, hän pystyy toimimaan toisten ihmisten kanssa rakentavasti vaikeissakin tilanteissa. Kyky ymmärtää toisia ja hyväksyä erilaisuutta edistävät yhteistyötä. Yksilön näkökulmasta itseohjautuvuus vaatii lisäksi itsensä johtamisen taitoja ja halua jatkuvaan oppimiseen. Johtajuus puolestaan edellyttää yhä enemmän itsetuntemusta sekä tunne- ja vuorovaikutustaitoja.
Johtaminen palveluammattina
Johtaminen on itseohjautuvassa organisaatiossa suunnan näyttämistä, selkeiden tavoitteiden asettamista ja valmentamista. ”Miten voin auttaa sinua onnistumaan?” on johtajan tärkein kysymys. On oltava saatavilla ja pysyttävä samalla pois tieltä: tiimi päättää, miten tavoite saavutetaan, ei johtaja. Johtajan rooliin kuuluva esteiden poistaminen on paitsi ongelmatilanteiden ratkaisuun osallistumista, myös läpinäkyvyyden ja tiedon aktiivista jakamista, riippuvuuksien tunnistamista ja ratkaisemista, priorisointia ja yhteistyön tukemista yli tiimirajojen.
Itseohjautuvuuteen kuuluu kiinteänä osana jatkuvan oppimisen ja parantamisen kulttuuri. Oppiminen tapahtuu kokeilemisen kautta ja onnistumisen edellytyksenä on johtajan vahva tuki virhetilanteissa. Syyllisten etsinnälle ei ole tilaa, ratkaisujen löytämiselle ja virheistä oppimiselle on. Kokeilukulttuuri ja uudet innovaatiot löytyvät kokeilemisen kautta, ne puolestaan versovat turvallisuudentunteesta. Kun ihmiset tarpeeksi monta kertaa näkevät, että tukea on tarjolla tiukoissakin paikoissa, alkaa itseohjautuvuus oikeasti elää.
Jatkuvan parantamisen konkreettisena välineenä toimii oman toiminnan systemaattinen arviointi ja kehittäminen. Tiimien rutiineihin kuuluvat kysymykset, missä olemme onnistuneet, mitä pitää kehittää ja mitä lähdemme seuraavaksi muuttamaan, luovat pohjan nopealle kehitykselle. Kehittämiskohteet ja haasteet eivät hautaudu jonnekin, vaan ne tehdään näkyviksi, niistä opitaan ja ne ratkaistaan yhdessä.
Mitä hyötyä itseohjautuvuudesta on?
Itseohjautuvuuteen liittyy vahvasti yrityksen hierarkkisuuden vähentäminen. Muuttuvassa maailmassa on kyettävä reagoimaan ketterästi eikä moniportainen byrokratia sovi siihen. Kun valtaa siirretään itseohjautuville tiimeille, asioita saadaan nopeammin valmiiksi, liiketoiminta kehittyy ja asiakkaalle syntyy enemmän arvoa.
Yksilötasolla itseohjautuvuus tarjoaa hyvät mahdollisuudet oman osaamisen kasvattamiseen, jatkuvaan oppimiseen ja työn merkityksellisyyden kokemiseen. Mahdollisuudet vaikuttaa omaan työhön ja asioiden valmistumiseen motivoivat.
OP Ryhmässä käynnissä oleva muutos on osoittanut, että itseohjautuvuus on mahdollista isossakin yrityksessä. Vaikka matka on vasta alussa, hyötyjä on nähtävissä jo nyt. Osaaminen kasvaa, nopeus lisääntyy, tuloksia syntyy ja työntekijäkokemus paranee. Yksi hyvä mittari itseohjautuvuuden hyödyllisyydelle on henkilökunnan palaute: vaikka haasteitakin on, vanhaan ei haluta palata.
Tämä kirjoitus on myös julkaistu Asiakkuusmarkkinoinnin vuosikirjassa 2020. Jos et ole vielä saanut vuosittaista bestselleriä, voit tilata sen veloituksetta tästä